本 章 第14章 事務組織 大学の事務組織 １ 事務組織と教学組織との関係 【現 状】 本学はその寄附行為第７条理事長の選任において、「理事長は学長をもってあてる。」として規定されていることから、理事長と学長を同一人格の機関として、1972（昭和47）年２月学校法人沖縄国際大学が設立された。本学の経営母体である学校法人沖縄国際大学が設置する、沖縄国際大学及び沖縄国際大学大学院の事務は､事務運営に係る事務組織、職制、及び事務分掌について、必要な事項を定めた事務組織規程に基づいて運営されている。全体の組織図を示すと末尾の図のとおりになる。 さて同図に示されているように、本学の教育研究組織は、法学部（法律学科・地域行政学科）、商経学部(経済学科・商学科)、総合文化学部（日本文化学科・英米言語文化学科・社会文化学科・人間福祉学科）３学部８学科で構成されている。学部では正規の課程の他、教職課程、図書館司書課程、学校図書館司書教諭課程、博物館学芸員課程、社会福祉士課程、精神保健福祉士課程、日本語教員養成課程がある。また、本学は大学院を有し設立順に述べると次のとおりとなる。総合文化学部を基礎とした大学院地域文化研究科、商経学部を基礎とした大学院地域産業研究科、法学部を基礎とした大学院法学研究科の3研究科を有している。 同じく総合文化学部の附置する南島文化研究所、商経学部の附置する産業総合研究所、法学部の附置する沖縄法政研究所の３研究所がある。これらの教育研究組織（以下教学組織と表記する。）には、法令上の必置機関である各学部教授会をはじめ、各教学組織とも個別運営に関わる意思決定機関を設置している。又その意思決定に資するため教員を主として構成する個別事項に関する委員会なども設置している。 本学は、３学部、３大学院研究科、３研究所合わせて、９つの教学組織から成りたっている。３学部の附置する研究所を除いた、３学部、３大学院研究科の教学に関する事務を処理させるため、教務部（教務課・入試課・大学院事務室）という一つの事務組織に担当させている。同じく３学部の附置する研究所には各々独立した一事務室一係の合計３つの小個別事務組織からなっている。 図書館に関する事務を処理させるために、図書館（図書課３係）を置き、学生の福利厚生、就職関係の事務を処理させるために、学生部（学生課、就職課）を置き、全学的教学組織として外国語センター、国際交流センター、情報センター事務を処理させるために３つの小事務室を置いている。 次に教務部・学生部・図書館の各事務組織の事務部長としての部局館長の選出方法については、本学専任教授の中から学長が指名し、全学教授会において過半数以上の承認を得て、学長が任命する。国際交流センター、情報センター、外国語センターは、全学的教学組織であり、それぞれの所長は本学専任教授の中から、それぞれのセンターが推薦した者を、学長が委嘱する。３学部の附置する各研究所の所長は、本学専任教授の中から、所員会議等で選出された者を、学長が委嘱する。また、各センターには課長を置き、事務職員を持って充てている。 次に、法人関係（企画､広報、庶務、人事、会計、管財及び施設）に関する事務を処理させるために事務局をおき、企画課・広報課・庶務課・会計課・管財課の５課11係から組織された、１事務組織が担当している。事務局には、事務局長、次長、各課に課長をおき、事務職員を持って充てている。 2002年の事務組織改革により、2003年から新たにスタートした、学生の就職支援のための補助的教育、地域の教育・文化の発展並びに人材育成に寄与することを目的とした、エクステンションセンター（事務室１係）には、センター長及び課長を置き、センター長には本学の常務理事をもって充て、課長には事務職員をもって充てている。 以上に示すとおり、本学の教学組織と事務組織との関わりは、主として教学に関する事務を所掌する教務部・学生部・図書館の３つの部館並びに外国語・国際交流・情報・エクステンションの４つのセンター及び南島文化研究所・産業総合研究所・沖縄法政研究所の３つの、学部附置研究所事務組織からなる教学組織と、もう一つは主として法人に関する事務を所掌する事務局から成り立っている。また、これらの事務執行は、事務局（法人部門）と教学部門の横断的協力により、行われているのが現状である。そのため､事務局と教学部門の事務職員の横断的人事異動を定期的に行うことによって、事務組織における連携、協力関係を担保している。また事務局長が議長となり、法人組織（事務局）と教学組織の課長による事務上の連絡調整並びに執行の円滑を図るために、毎週１回定期的に開催される課長会や、学長、常務理事、各学部長、教務部長、学生部長、図書館長、事務局長が構成員となり、学長を議長として、全学的な立場から学部及び部局館運営の連絡調整並びに執務の円滑を図るための部局館長会を毎週１回、定期的に開催し、それによって、常に事務組織と教学組織との意思疎通に努めているところである。 【点検・評価】 事務組織と教学組織の基本的構造に関して点検・評価すると、事務局機能と教学組織の区分によって相互独自性が確保され、また連携機能により、職務分担が明瞭となって各々の職務遂行が円滑に果たされていると言える。しかしながら一方で教育研究の多様化に伴い事務組織と教学組織が肥大化・分散化し、調整作業が散漫になる可能性もでてきている。 教学組織の独自性という観点から点検・評価すると、教学組織の各機能を個別に運営・管理することが可能であり、急速に変化する、近時の高等教育への社会的要請に、迅速に対応することができる点では利点がある。 事務組織について点検・評価すると、事務局（法人機能）と教学部門の二極性を有する本学では、事務局と教学が個々の責任において、相互に事務体制を確保しているわけであるが、一方で大学運営の根幹とも言うべき教育研究活動に対する事務組織が、個別分散化しスタッフ機能が担保しにくく、効率化を図れない面があるといえる。 【改善・改革方策】 現在の組織構造は、比較的良好に機能していることから、この基本的構造を維持したいと考えている。しかし、現状をさらに向上させ、教学組織と事務組織のそれぞれにおいて、教学運営と支援機能を最大限に活かすための方策として、次の３点を検討する必要がある。
２ 事務組織の役割 【現 状】 私立学校の組織は、私立学校の設置を目的として設立された学校法人の経営を担う法人組織と、その法人によって設置された大学等の運営を担う教学組織の二つの組織体で構成されている。この法人と教学のいわゆる組織の二極構造は、私立学校法に基づく学校の設置条件として必然的に生まれたものであり、本学における事務組織においても同様の構造となっている。 こうした中にあって、事務組織が果たさなければならない役割は、概括的に見ると、法人部門の事務組織にあっては、学校法人の大学運営にかかわる企画・立案を行い、理事会の決定に基づく業務執行に当たるとともに、大学運営の健全化と経営の安定化を図り、もって大学の発展に寄与することである。また、教学部門の事務組織にあっては、教学諸機関の運営にかかわる企画・立案を行い、教授会等の決定に基づく業務執行に当たるとともに、教育研究活動・学修活動の支援と環境整備の充実強化を図り、もって大学の発展に寄与することである。 本学は、大学を取り巻く環境の変化、情報科学技術の進展、大学・大学院の改革・充実施策、財政基盤の確立等に機敏に対応すべく、事務組織の改編、整備に不断の努力を傾注しており、その結果、先に示したとおり事務局・教学は横断的に組織され、１事務局、２部、１館、10課、８事務室の事務組織を形成するに至っている。 (1) 企画・立案 本学の事務組織には、全学的、総合的見地から長期計画、事業計画の総合調整、経営の現状分析と調査研究、規程・組織に関する事項、自己・点検評価に関する事項などの企画・立案に関する業務を所管する企画課が、事務局に常設されている。 事務局企画課には、学長・理事長の諮問機関として、法人及び法人の設置する学校の長期総合計画の策定及び研究を目的とした、長期計画研究委員会が常設されている。その長期計画研究委員会（常務理事・事務局長・各学部長・教務部長・図書館長・学生部長・各研究部会長で構成）は理事長の諮問に応じて、専門的事項を審議するため、財政計画研究部会、教学研究部会、施設研究部会及び事務組織研究部会の４研究部会から組織されていて、事務局企画課は、長期計画研究委員会の事務局として、各分野についての企画・立案に携わり、同委員会運営に大きな役割を果たしている。また、教学に関する企画・立案に関する業務をはじめ、学部等の認可申請、事務局・教学諸規程の制定・改廃等、事務局・教学の中枢的事務組織としての役割をも担っている。 (2) 予算編成 本学の予算編成・折衝過程における事務組織の役割については、事務局（法人機能）の組織である会計課が一元的に担っている。予算編成・折衝過程は、会計課が学長・理事長の教学方針に基づき、事務局長及び財政担当常務理事と協議のうえ、学長・理事長の承認を経て予算編成方針案を策定し、その後、部局館長会、予算委員会（理事長、常務理事、部局館長、次長、課長で構成）の議を経て、評議員会の意見を聴し、理事会で決定する。その予算編成方針を踏まえて、各予算要求単位は予算申請を行うが、これについて会計課が予算要求単位ヒアリング・調整を行ったうえで最終的には会計課で予算原案を策定し、学長・理事長の承認、予算委員会及び大学協議会の議を経て、評議員会の意見を聴し、理事会で決定するというのが本学の手順である。また、予算要求単位の復活要求があれば、そのための事務折衝を行うが、事務折衝で調整できない事項については、新たに財政担当常務理事と予算要求単位責任者の折衝の場を設けるなど、慎重な協議を重ねて調整している。 この予算編成・折衝過程における事務組織の役割は、限られた財源を有効に活用して予算編成方針に掲げた目的の達成につなげることであり、年次事業計画の妥当性、必要度合い、優先度などを精査して、収支均衡がとれた適切な予算となるよう最善を尽くしている。 (3) 学内の意思決定・伝達システム 学内の意思決定・伝達システムにかかわる事務組織の役割は、概括的に言えば、意思決定を適正かつ迅速に行えるよう、必要な資料を作成するとともに、意思決定に役立つ内外の情報を提示するなど側面からサポートし、決定内容を諸機関・組織にタイムリーに通知、伝達することである。本学における教学事項に関する全学的な意思決定機関としては、大学協議会（学長、学部長、教務部長､学生部長、図書館長のほか各学部から選出された教員２人で構成）が常置されており、その決定、承認事項は､すみやかに理事会及び関係部課に文書をもって通知している、また理事会の議決を要するものについては、すみやかに理事会の審議を経て執行に移している。そのほか、教学諸機関には、それぞれ意思決定機能を有する委員会等が存在しており、事務組織はその円滑な運営に当たっている。大学協議会の決定・承認事項は、理事会の議に付され最終的な意思決定を行う体制になっている。理事会での決定の内容は、諸機関・組織の長、課長会、部局館長会、学内広報誌等を通じて伝達され、周知徹底が図られている。 (4) 国際交流、入試、就職関係 教育研究支援と学生生活支援としての国際交流、入試、就職関係等の専門業務の事務組織については、各組織ごとに以下のとおりその概略を述べる。 国際交流については、国際的に開かれた大学を目指して国外の大学・教育研究機関との交流を積極的に進める目的で、国際交流センターを置き、その事務を所管する国際交流センター事務室を設置している。事務室では、同センターに設けられている国際交流委員会のもとで、国際交流計画の企画・立案、予算案の作成、交流協定の締結、外国人研究者・留学生の受け入れ、教員交流協定機関への派遣、学生の国外留学などに関する業務を所管しており、外国の文化、言語、出入国に関する法規等に精通した専門的能力や資質が必要とされる状況の中で、国外諸機関や官庁との折衝をはじめ、外国人留学生の課外活動のサポート、生活指導などの役割を担っている。 近年における、入試の多様化に対応する組織の充実・強化と広報機能の一元化を図るため、事務組織改革により教学部教学課入試係を教務部入試課に昇格した。入試については、入学者選抜制度の企画・立案から願書の受付け、試験の実施、合格発表までを一貫して入試課で担当している。本学でも導入している大学入試センター試験、AO入試などによる多様な学生を受け入れる複線型入試の導入により、事務組織が関与する範囲も一段と多面的になり、入試業務に関する高度の専門的能力が求められている。 就職関係については、求人先開拓、職業斡旋、就職指導を中心とした業務が展開されている。事務組織としては、学生部のもとに学生の就職を担当する就職課を置き、学生のスキルアップに力を入れている。特に就職指導においては、学生の能力・性格・適性・希望進路、企業の採用動向など、高度の専門的能力に裏打ちされた総合的見地からの指導が必要とされている。近年ますますこの領域の業務が重視される傾向にある。 (5) 大学運営への参画 大学運営を経営的側面から支えるための事務局機能については、学校法人の管理運営には事務局の５課が協力して当たることになっている。総合的な基本計画及び自己点検・評価に関する企画・立案に当たる企画課、大学案内・入学案内・広報誌の発行・報道関係との連絡調整に当たる広報課、人事・給与・福利を担当する庶務課、財政の年次計画の企画・立案、予算編成とその執行に当たる会計課、土地・建物等の取得・管理に当たる管財課の合わせて５課が法人部門の事務組織として置かれている。これらの組織は、法人執行部たる理事長、常務理事・事務局長直轄のスタッフとして、理事会の政策立案・決定に参画するとともに、その業務の執行機関になっている。 法人部門では、それぞれの分野のマネージメントを中心に業務が執行されており、教務担当常務理事、総務・財務担当常務理事とは絶えず意思疎通を図り、必要に応じて理事長、事務局長を加えた役員打ち合わせを行うことにより、法人業務の万全を期している。また、法人部門間の緊密な連携を図るため、日常的に間断なく連絡・調整を行い、事務組織内の合意形成に力を尽くしている。 【点検・評価】 大学を取り巻く環境の変化、大学の経営政策に基づく学部改組・大学院の改革・充実などにより、教学組織や学生からのニーズに応えて、事務組織が果たさなければならない役割・機能は、一段と複雑・多様化し、高度化している。 そうした中で事務組織全般について言えることは、多岐にわたる専門性の高い業務を執行することに伴い、事務組織が細分化、肥大化する傾向にある。細分化は、業務領域に垣根をつくり、有機的・機能的連携を阻む要因となり、肥大化は、意思決定の速度を鈍化させ、経費の増大を招来する要因となる。 (1) 企画・立案 本学の事務組織の役割、機能面については、一定程度の評価はできるものの、そうした職員の資質・能力という点から見ると、さらにその機能を向上させる余地も認められる。特に、職員にはマネージメントの素養、政策の企画・立案、経営的センス、業務の創造と改革などに関する能力を身につけさせ、それによって組織機能の向上を図ることが望まれるとともに、各種の情報を一元的に管理する機能を備えた事務組織体制として十分に機能させる必要がある。 (2) 予算編成 学内の予算編成・折衝過程・予算の執行における事務組織の役割については、概ね適切に機能しているものと思われる。しかしながら今後の競争的社会を生き抜くための施策として経営指標の確立と財政基盤の確立、政策評価システム導入等予算配分制度の見直しが近々の課題である。 (3) 学内の意思決定・伝達システム 学内の意思決定・伝達システムの中での事務組織の役割とその活動性については、概ね適切に機能されていると評価できる。意思決定手続きが各教学組織内または組織間で段階的に合意形成手順を踏むため、大学協議会や理事会の最終決定までには、相当の期間を要し、事務組織の労力や費やす資源（時間＋資料）は膨大である。今日の競争的社会での意思決定、迅速化は必須の条件である。意思決定方式や仕組みについて検討する必要がある。 (4) 国際交流、入試、就職関係 教育研究支援と学生生活支援組織としての国際交流、入試、就職等の専門業務への事務組織の状況については、国際交流に関しては、機能的には全学的な国際交流センターが設置され、業務の一元化を計り適切に機能していると評価できる。 入試業務に関しては、事務組織の改組により、入試と入試広報業務の一元化を図ったことにより、事務組織の機能性は高まったと言えよう。今後、入試業務の円滑化と正確な業務執行を目指すとともに、ＡＯ入試など、多様化していく入学者選抜方法の適切な運営に万全を期す必要がある。 就職に関しては、近年普及しつつあるインターンシップ制度などにより、従来からの就職という概念が、キャリア形成という概念に広がっており、学生に対する指導、相談内容も多面的要素を必要としている。その意味で、より専門能力に優れたキャリア・アドバイザー的なスタッフを配置することが望まれている。 (5) 大学運営への参画 大学運営を経営的側面から支えるための事務局機能の確立については、大学生き残り策としての21世紀に向けた総合的な発展を期すための「大学発展基本計画方針案」を策定し、その方針に基づく諸施策の具現化とその推進を図らなければならない状況下にあって、とりわけ事務局（法人部門）５課の事務組織においてはより高度のマネージメント能力が期待されている。 【改善・改革方策】 本学は今、地域に根ざす大学として、その存在意義がまさに問われている。地域社会や入学希望者の大学への「期待」、そして実際の入学者に対しては、高いサービス、即ち「良い品質」を提供することによって、「期待」が「満足」に変わり、その「満足」が新たな大学への「期待」を生むという、地域の大学として、その存在意義が問われているものと思われる。その大学業務体制を支える事務組織の役割と機能を充実向上させていくことは、永遠の命題であり、理想の組織を追求し弛まざる努力によって、常に進化させていかなければならない。事務組織について言えば、学校法人の適正な管理運営と財政基盤の確立に寄与し、大学改革をはじめとする諸施策の実現、諸課題の克服を可能にするため、以下のような事務組織等の整備・充実、人事制度の改革等の推進、その具現化を、学長・理事長を中心に全学的視野で改善改革を図らなければならない。
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